ทิปส์ในการใช้งาน Excel

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสำคัญมากในปัจจุบัน เพราะสามารถใช้ในงานคำนวณและการทำบัญชีต่างๆ ซึ่งหลายคนใช้ Excel เป็นประจำทุกวัน ดังนั้นการเรียนรู้ทิปส์การใช้งานที่ทำให้งานเร็วขึ้นจึงเป็นสิ่งที่มีประโยชน์

มาดูกันว่าทิปส์ในการใช้งาน Excel ที่ทำให้งานเร็วขึ้นนั้นทำได้อย่างไรบ้าง

ใช้ Keyboard Shortcut  ให้เป็นประโยชน์

คำสั่งใน Excel ที่มีอยู่ด้วยกันมากมายนั้น สามารถใช้งานได้อย่างง่ายๆเพียงแค่ใช้ Shortcut ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้มาก ซึ่ง Keyboard Shortcut ที่เป็นประโยชน์และอาจมีโอกาสได้ใช้งานบ่อยๆนั้นมีดังต่อไปนี้

  • คำสั่ง Copy : Ctrl+C
  • คำสั่ง Cut : Ctrl+X
  • คำสั่ง Paste : Ctrl+V
  • คำสั่ง Undo : Ctrl + Z 
  • คำสั่ง Auto Sum : Alt
  • คำสั่งแปลงเป็นหน่วย % : Ctrl+%
  • คำสั่งเลือก Range ทั้งหมด : Ctrl+*
  • คำสั่งแปลงเลขเป็นเลขยกกำลัง : Ctrl+^
  • คำสั่งแปลงตัวเลขเป็นรูปแบบสกุลเงิน : Ctrl+$
  • ทางลัดเข้าสู่ Edit Mode : F2

ทางลัดในการหาฟังก์ชั่น Excel เพื่อใช้งาน

อย่างที่รู้กันว่าโปรแกรม Excel มีฟังก์ชั่นให้เลือกใช้งานได้เป็นจำนวนมาก ดังนั้นหากต้องการจะหาฟังก์ชั่น Excel ที่ต้องใช้งานในขณะนั้นจริงๆอาจเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลานาน แต่ถ้าหากคุณรู้วิธีโดยกดที่ปุ่ม fx ในช่อง search ด้านบน จากนั้นพิมพ์ลักษณะของฟังก์ชั่นที่ต้องการใช้งานลงไปแล้วกด Enter ฟังก์ชั่นที่คุณค้นหาก็จะถูก List ขึ้นมาทันที จากนั้นจึงเลือกใช้ได้ตามที่ต้องการ

excel-1

การตั้งชื่อสูตรที่สามารถเข้าใจได้ง่าย

สูตร Excel ที่มีอยู่เป็นจำนวนมากทำให้บางครั้งก็เป็นเรื่องยุ่งยากที่ต้องจดจำให้ได้ทั้งหมด ดังนั้นใช้เทคนิค Defined Name ที่สามารถสร้างชื่อสูตรให้เป็นคำที่สามารถเข้าใจความหมายได้จึงทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น ซึ่งวิธีการ Define Name ให้กับ Cell หรือ Range สามารถทำได้โดยการเลือก Cell หรือ Range ที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ Name Box ด้านบนซ้ายมือที่อยู่ติดกับช่องใส่สูตรแล้วตั้งชื่อตามที่ต้องการแล้วกด Enter เพียงเท่านี้ก็จะได้ชื่อของสูตรตามที่ต้องการ

ปรับความกว้างของคอลัมน์ได้อย่างง่ายๆ

เมื่อจำเป็นต้องจัดคอลัมน์ของไฟล์งานให้มีขนาดเท่ากับต้นฉบับซึ่งแม้จะดูเหมือนเป็นงานที่ง่ายๆ แต่เมื่อลงมือทำจริงๆแล้วก็พบว่ามันเสียเวลาไม่น้อย ดังนั้นเพื่อประหยัดเวลาการทำงานในส่วนนี้ คุณจึงต้องใช้วิธีการอย่างง่ายๆในการ copy ความกว้างของคอลัมน์มาจากไฟล์ต้นฉบับเสียเลย โดยการคลิกเลือก Cell หรือ Range จากไฟล์ต้นฉบับแล้วกด Copy จากนั้นจึงนำมาวางที่ Cell ปลายทางแล้วเลือก วางแบบพิเศษ(Paste Special) และคลิก ความกว้างคอลัมน์ (Column Widths) เพียงเท่านี้ก็ได้ความกว้างของคอลัมน์เหมือนกับต้นฉบับเป๊ะโดยที่ไม่ต้องเสียเวลานั่งจัดวางใหม่เลย

excel-2

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Loading...