วิธีเขียนบันทึกข้อความ หนังสือราชการภายใน พร้อมตัวอย่าง 3 ส่วน
บันทึกข้อความเป็นรูปแบบหนังสือราชการภายในที่ครูและบุคลากรโรงเรียนใช้บ่อย ตั้งแต่ขออนุมัติโครงการ ขออนุญาตไปราชการ รายงานผลการดำเนินงาน ไปจนถึงเสนอเรื่องให้ผู้บริหารพิจารณา หลักสำคัญคือระบุที่มาให้พอเข้าใจ บอกสิ่งที่ต้องการให้ชัด และจบด้วยข้อเสนอที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจได้ทันที
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ หนังสือภายในเป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน และใช้กระดาษบันทึกข้อความ อย่างไรก็ตาม โรงเรียนควรตรวจแบบฟอร์ม เลขหนังสือ ลำดับเสนอ และแนวปฏิบัติของต้นสังกัดก่อนใช้จริงเสมอ
บันทึกข้อความกับหนังสือภายในต่างกันหรือไม่
“หนังสือภายใน” คือชนิดของหนังสือราชการ ส่วน “บันทึกข้อความ” คือชื่อแบบกระดาษที่ใช้จัดทำหนังสือภายใน จึงมักได้ยินสองคำนี้ใช้คู่กัน ในงานโรงเรียน บางหน่วยงานเรียกสั้น ๆ ว่า “บันทึกขออนุมัติ” หรือ “บันทึกรายงาน” แต่หัวกระดาษและสาระยังควรเป็นไปตามแบบที่หน่วยงานกำหนด
ไม่ควรเลือกใช้บันทึกข้อความเพียงเพราะเอกสารสั้น หากเป็นการติดต่อถึงหน่วยงานภายนอก อาจต้องใช้หนังสือภายนอกแทน ผู้ร่างควรดูทั้งผู้ส่ง ผู้รับ วัตถุประสงค์ และสายงานเสนอประกอบกัน
ส่วนหัวของบันทึกข้อความต้องมีอะไรบ้าง
ส่วนหัวควรกรอกให้ครบและสอดคล้องกัน ได้แก่
- ส่วนราชการ ชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง พร้อมข้อมูลติดต่อที่หน่วยงานกำหนด
- ที่ รหัสพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่องตามระบบสารบรรณ
- วันที่ วัน เดือน และปีที่ออกหนังสือ
- เรื่อง ใจความสั้น กระชับ และบอกได้ว่าเสนอเรื่องใด
- คำขึ้นต้น ใช้ให้เหมาะกับตำแหน่งของผู้รับ เช่น “เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียน…”
ชื่อเรื่องควรเริ่มด้วยคำที่สื่อการดำเนินการ เช่น “ขออนุมัติจัดกิจกรรม…” “ขออนุญาตนำนักเรียน…” หรือ “รายงานผลการ…” หลีกเลี่ยงชื่อกว้าง ๆ อย่าง “แจ้งให้ทราบ” เพราะค้นเอกสารย้อนหลังและส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบได้ยาก
วิธีเขียนเนื้อหาแบบ 3 ส่วน
การแบ่งเป็น 3 ส่วนช่วยให้ผู้บริหารอ่านเร็วและตัดสินใจง่าย โดยไม่จำเป็นต้องเขียนยาวทุกครั้ง
1. ภาคเหตุ: เรื่องนี้เกิดจากอะไร
เปิดด้วยความเป็นมา เหตุผล หรือหนังสือที่เกี่ยวข้อง เขียนเฉพาะข้อมูลที่ทำให้ผู้รับเข้าใจว่าเหตุใดจึงต้องเสนอเรื่องนี้ หากอ้างหนังสือเดิม ควรตรวจเลขที่ วันที่ และชื่อเรื่องให้ตรงต้นฉบับ
ตัวอย่าง: “ด้วยกลุ่มสาระการเรียนรู้วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีมีแผนจัดกิจกรรมสัปดาห์วิทยาศาสตร์ เพื่อส่งเสริมให้นักเรียนได้เรียนรู้ผ่านการทดลองและการนำเสนอผลงาน…”
2. ภาคความประสงค์: ต้องการดำเนินการอะไร
ระบุการดำเนินงานที่ขออนุมัติ ขออนุญาต หรือรายงานให้ชัด หากมีวันเวลา สถานที่ กลุ่มเป้าหมาย งบประมาณ หรือเอกสารแนบ ให้ใส่เท่าที่จำเป็นและตรวจได้ ไม่ควรใส่ตัวเลขที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน
ตัวอย่าง: “ในการนี้ กลุ่มสาระฯ มีความประสงค์ขออนุมัติจัดกิจกรรมในวันที่ (วัน เดือน ปี) ณ (สถานที่) โดยมีกลุ่มเป้าหมายคือ (ระบุชั้นหรือจำนวนตามข้อมูลจริง) รายละเอียดตามกำหนดการที่แนบมาพร้อมนี้”
3. ภาคสรุป: ต้องการให้ผู้รับพิจารณาอะไร
จบด้วยประโยคที่บอกการตัดสินใจที่ต้องการ ไม่ควรปล่อยให้ผู้รับเดา เช่น “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ” หรือ “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ” เลือกใช้ให้ตรงกับอำนาจและวัตถุประสงค์ของหนังสือ
ตัวอย่างบันทึกข้อความขออนุมัติจัดกิจกรรม
ตัวอย่างนี้เป็นโครงสำหรับนำไปปรับ ไม่ใช่เอกสารสำเร็จรูป ก่อนใช้ต้องแทนข้อความในวงเล็บและตรวจข้อมูลกับฝ่ายธุรการของโรงเรียน
ส่วนราชการ (ชื่อโรงเรียน/กลุ่มงาน/กลุ่มสาระ พร้อมข้อมูลติดต่อ)
ที่ (เลขหนังสือตามระบบของโรงเรียน)
วันที่ (วัน เดือน ปี)
เรื่อง ขออนุมัติจัดกิจกรรม (ชื่อกิจกรรม)
เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียน (ชื่อโรงเรียน)
ด้วย (หน่วยงานเจ้าของเรื่อง) กำหนดดำเนินกิจกรรม (ชื่อกิจกรรม) เพื่อ (วัตถุประสงค์ที่สอดคล้องกับงาน) ตามแผนงาน/โครงการ (ระบุเมื่อมีเอกสารรองรับ)
ในการนี้ จึงขออนุมัติจัดกิจกรรมดังกล่าวในวันที่ (วัน เดือน ปี) เวลา (เวลา) ณ (สถานที่) โดยมี (กลุ่มเป้าหมาย) เข้าร่วม รายละเอียดการดำเนินงานและค่าใช้จ่าย (ถ้ามี) เป็นไปตามเอกสารที่แนบมาพร้อมนี้
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ
(ลงชื่อ) ………………………………….
((ชื่อ–นามสกุล))
(ตำแหน่ง)
ถ้อยคำที่ใช้บ่อยและเลือกใช้อย่างไร
| วัตถุประสงค์ | ถ้อยคำท้ายที่พบบ่อย |
|---|---|
| ขอให้อนุมัติดำเนินงาน | จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ |
| ขออนุญาตดำเนินการ | จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุญาต |
| รายงานผลหรือข้อเท็จจริง | จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ |
| เสนอให้พิจารณาและสั่งการ | จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาสั่งการ |
ถ้อยคำเหล่านี้ไม่ควรเลือกจากความคุ้นเคยอย่างเดียว “อนุมัติ” “อนุญาต” “ทราบ” และ “สั่งการ” มีจุดประสงค์ต่างกัน หากไม่แน่ใจควรสอบถามงานสารบรรณหรือผู้บังคับบัญชาที่ตรวจร่างก่อนเสนอ
เช็กลิสต์ก่อนเสนอผู้บริหาร
- ตรวจชื่อหน่วยงาน ชื่อผู้รับ และตำแหน่งให้เป็นปัจจุบัน
- ตรวจเลขที่หนังสือ วันที่ และเรื่องให้ตรงกับทะเบียน
- อ่านแล้วเห็นความเป็นมา สิ่งที่ต้องการ และข้อเสนอชัดเจน
- ตรวจตัวเลข วัน เวลา สถานที่ งบประมาณ และรายชื่อจากเอกสารต้นทาง
- ระบุสิ่งที่ส่งมาด้วยและจำนวนให้ตรงกับไฟล์หรือเอกสารจริง
- ตัดคำซ้ำ ประโยคยาว และถ้อยคำที่ตีความได้หลายแบบ
- ตรวจลำดับเสนอและผู้มีอำนาจลงนามตามแนวปฏิบัติของโรงเรียน
- เก็บสำเนาและไฟล์ในระบบของหน่วยงานตามงานสารบรรณ
หากเอกสารที่แนบเป็นรายงาน ครูสามารถดูแนวทางจัดองค์ประกอบเพิ่มเติมจาก ตัวอย่างปกรายงานที่ถูกต้อง และหากเป็นงานระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน สามารถดู แบบรายงานการเยี่ยมบ้านนักเรียน เพื่อแยกให้ชัดระหว่างหนังสือนำเสนอและรายงานที่แนบประกอบ
รายละเอียดหลักควรตรวจจาก ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณและฉบับแก้ไขที่หน่วยงานราชการรวบรวม รวมถึงแนวปฏิบัติของต้นสังกัด เพราะระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์ม และขั้นตอนเสนออาจแตกต่างกันในแต่ละหน่วยงาน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ใช้หนังสือภายในติดต่อหน่วยงานภายนอกโดยไม่ตรวจชนิดหนังสือ
- เขียนภาคเหตุยาว แต่ไม่ระบุว่าต้องการให้ผู้รับทำอะไร
- ใช้ชื่อเรื่องกว้างจนค้นย้อนหลังไม่พบ
- คัดลอกไฟล์เก่าแล้วลืมแก้ชื่อ วันที่ ปี หรือเอกสารแนบ
- ใช้คำว่าอนุมัติ อนุญาต และทราบไม่ตรงวัตถุประสงค์
- ใส่ข้อมูลส่วนบุคคลของนักเรียนเกินความจำเป็น
- เสนอผิดลำดับหรือให้ผู้ไม่มีอำนาจลงนาม
คำถามที่พบบ่อย
บันทึกข้อความต้องมีคำลงท้ายหรือไม่
โดยรูปแบบทั่วไป บันทึกข้อความไม่ใช้คำลงท้ายแบบหนังสือภายนอก แต่ควรจบด้วยถ้อยคำเสนอ เช่น “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา” และลงชื่อพร้อมตำแหน่งให้ครบ
บันทึกข้อความต้องเขียน 3 ย่อหน้าเสมอหรือไม่
ไม่จำเป็นต้องครบสามย่อหน้าแบบตายตัว สิ่งสำคัญคือต้องมีเหตุหรือความเป็นมา ความประสงค์ และข้อสรุปชัดเจน เรื่องสั้นอาจรวมบางส่วนได้ ส่วนเรื่องซับซ้อนอาจมีหลายย่อหน้า
ใช้ไฟล์บันทึกข้อความเก่าของโรงเรียนได้หรือไม่
ใช้เป็นต้นแบบได้ แต่ต้องตรวจแบบฟอร์ม เลขหนังสือ ชื่อหน่วยงาน ผู้รับ วันที่ ลำดับเสนอ และแนวปฏิบัติปัจจุบันทุกครั้ง โดยเฉพาะไฟล์ที่คัดลอกข้ามปีหรือเปลี่ยนผู้บริหารแล้ว
บันทึกข้อความที่ดีไม่จำเป็นต้องใช้ภาษายาก แต่ต้องถูกชนิด ถูกคน ถูกข้อมูล และบอกสิ่งที่ต้องการอย่างชัดเจน เมื่อร่างเสร็จควรอ่านในมุมของผู้บริหารว่าเห็นที่มาและตัดสินใจได้หรือไม่ แล้วจึงตรวจรูปแบบกับงานสารบรรณก่อนเสนอจริง
