งาน DMC ไม่จบเมื่อกรอกข้อมูลนักเรียนครบ ผู้รับผิดชอบต้องส่งต่อผลการตรวจและรายการค้างให้ผู้มีหน้าที่ยืนยันและรับรองข้อมูลได้เห็นตรงกัน แหล่งข้อมูลของ สพป.น่าน เขต 2 ระบุว่าเจ้าหน้าที่ข้อมูลระดับโรงเรียนเป็นผู้กดยืนยัน และผู้อำนวยการโรงเรียนเป็นผู้กดรับรองข้อมูล บทความนี้จึงเน้นลำดับส่งต่องานภายในโรงเรียน โดยไม่อ้างวันหรือเวลาปิดระบบรอบปัจจุบันที่ยังต้องตรวจจากประกาศต้นสังกัด
แยกบทบาทให้ชัดก่อนส่งงาน
ครูประจำชั้นและงานทะเบียนควรช่วยตรวจรายชื่อ สถานะ และเอกสารของนักเรียนตามหน้าที่ที่โรงเรียนกำหนด เจ้าหน้าที่ข้อมูลระดับโรงเรียนตรวจข้อมูลในระบบและรายการที่ยังผิดหรือไม่ครบ ก่อนกดยืนยัน ส่วนผู้อำนวยการโรงเรียนเข้ารับรองข้อมูลหลังเห็นภาพรวมและรายการที่ต้องรับทราบ การกดยืนยันกับการกดรับรองเป็นคนละขั้น จึงไม่ควรบอกทีมว่า “ส่งแล้ว” โดยยังไม่ตรวจสถานะทั้งสองส่วน
ใบส่งต่องานภายในควรมีอะไร
ทำบันทึกสั้น ๆ ที่ระบุรอบข้อมูลที่กำลังทำ วันเวลาที่ตรวจในระบบ ผู้ตรวจ รายการที่แก้แล้ว รายการที่ยังค้าง และผู้รับผิดชอบติดตามแต่ละรายการ หากมีนักเรียนย้ายเข้า ย้ายออก หรือข้อมูลซ้ำ ให้ระบุสถานะการประสานงานโดยไม่ส่งข้อมูลส่วนบุคคลเกินจำเป็นในช่องทางทั่วไป
ตัวอย่างช่องสำหรับใช้ในทีม: รอบข้อมูล [ระบุรอบ] / ตรวจ ณ [วันเวลา] / จำนวนนักเรียนตามรายงานระบบ [ตรวจจากระบบ] / รายการยังค้าง [รายละเอียดเท่าที่จำเป็น] / ผู้รับผิดชอบ [ชื่อหรือหน้าที่] / ขั้นต่อไป [แก้ไขหรือเสนอรับรอง] ตัวอย่างนี้ไม่ใช่แบบฟอร์มทางการและไม่ควรกรอกตัวเลขจากการคาดเดา
ก่อนเจ้าหน้าที่กดยืนยัน
ตรวจรายงานความผิดปกติหรือรายการไม่ครบในระบบอีกครั้ง เทียบข้อมูลที่เปลี่ยนล่าสุดกับหลักฐานของโรงเรียน โดยเฉพาะการย้ายเข้า ย้ายออก การจัดห้อง และข้อมูลนักเรียนซ้ำซ้อน หากรายการใดยังไม่แน่ชัด ให้บันทึกผู้ประสานและหลักฐานที่ต้องตรวจ แทนการแก้โดยเดา
เมื่อเจ้าหน้าที่กดยืนยันแล้ว ควรตรวจสถานะในระบบตามหน้าจอจริง และส่งสรุปให้ผู้อำนวยการทราบว่าอะไรผ่านการตรวจ อะไรยังรอการประสาน เพื่อให้การรับรองข้อมูลเป็นการพิจารณาจากข้อมูลเดียวกัน ไม่ใช่เพียงรับข้อความว่า “เรียบร้อย”
ก่อนผู้อำนวยการกดรับรอง
ผู้อำนวยการควรดูสรุปจำนวนนักเรียนและรายการเปลี่ยนแปลงสำคัญจากข้อมูลที่โรงเรียนตรวจแล้ว ถ้ามีประเด็นค้าง ให้ถามผู้รับผิดชอบว่าจัดการอย่างไรและมีเอกสารใดรองรับ หลังรับรอง ให้ผู้รับผิดชอบบันทึกสถานะและวันเวลาที่ระบบแสดงไว้ในเอกสารงานของโรงเรียนตามแนวปฏิบัติภายใน
หากต้องตรวจรายชื่อนักเรียนก่อนส่ง อ่าน เช็กลิสต์ข้อมูลนักเรียนที่ต้องตรวจใน DMC ส่วนขั้นตอนเข้าระบบอ่าน ลิงก์เข้าระบบ DMC 2569
แหล่งอ้างอิง: ศูนย์ DLICT สพป.น่าน เขต 2 – ระบบ DMC และบทบาทการยืนยัน/รับรอง กำหนดวันที่และเวลาให้ยึดประกาศของ สพฐ. หรือเขตพื้นที่ที่โรงเรียนสังกัดสำหรับรอบปัจจุบัน
