งานประชุมเป็นอีกหนึ่งงานที่กินเวลาครู ผู้บริหาร และเจ้าหน้าที่โรงเรียนไม่น้อย
ประชุมเสร็จแล้ว ยังต้องกลับมานั่งไล่จดว่า…
ใครพูดอะไร
มีมติอะไร
ใครรับผิดชอบ
ต้องดำเนินการเมื่อไร
แล้วค่อยเรียบเรียงเป็นรายงานการประชุมอีกที
ตอนนี้เราสามารถใช้ **AI เป็นผู้ช่วยสรุปและร่างรายงานการประชุม** ได้ครับ
วิธีทำง่าย ๆ
1. จดบันทึก หรือถอดเสียงการประชุมออกมาเป็นข้อความ
2. นำข้อความที่ได้ใส่ ChatGPT หรือ AI ที่ใช้งานอยู่
3. ใช้ Prompt ให้ AI แยกประเด็นสำคัญ
4. ให้ AI ร่างรายงานการประชุมตามรูปแบบที่ต้องการ
5. ผู้รับผิดชอบตรวจสอบชื่อ บุคคล ตัวเลข มติ และรายละเอียดก่อนนำไปใช้จริง
ตัวอย่าง Prompt สำหรับผู้บริหาร/งานธุรการ
“คุณเป็นผู้ช่วยงานบริหารสถานศึกษา
จากบันทึกการประชุมด้านล่างนี้ ช่วยจัดทำสรุปการประชุมโดย
* สรุปสาระสำคัญแต่ละวาระ
* ระบุมติที่ประชุม
* ระบุงานที่ต้องดำเนินการต่อ
* ระบุผู้รับผิดชอบ หากมีข้อมูล
* ระบุกำหนดเวลา หากมีข้อมูล
* แยกประเด็นที่ต้องติดตามในการประชุมครั้งถัดไป
* ใช้ภาษาราชการ กระชับ อ่านง่าย
* ห้ามสร้างข้อมูลที่ไม่มีอยู่ในต้นฉบับ
จากนั้นจัดทำร่างรายงานการประชุมแบบเป็นทางการให้พร้อมตรวจแก้”
จากนั้นวาง **ข้อความที่ถอดจากการประชุม** ต่อท้าย Prompt ได้เลย
ถ้าต้องการให้ละเอียดขึ้น ลองสั่งต่อว่า
“สร้างตารางติดตามงาน โดยมีคอลัมน์
งานที่ต้องดำเนินการ | ผู้รับผิดชอบ | กำหนดส่ง | สถานะ | หมายเหตุ”
แค่นี้ข้อมูลจากการประชุมก็สามารถเปลี่ยนเป็น **รายการติดตามงานของฝ่ายบริหาร** ได้ต่อทันที
สิ่งสำคัญ
เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลนักเรียน ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลภายในที่เป็นความลับ ควรตรวจสอบนโยบายของหน่วยงานและเครื่องมือ AI ก่อนนำข้อมูลขึ้นระบบ และควรปกปิดข้อมูลที่ไม่จำเป็น
AI ไม่ได้มาแทนคนทำรายงานครับ
แต่ช่วยลดเวลาจากงาน **เรียบเรียงซ้ำ ๆ** ให้เราเหลือเวลาไปตรวจความถูกต้องและทำงานที่ต้องใช้การตัดสินใจมากขึ้น
ถ้าครูเชียงรายทำ **“ชุด Prompt AI สำหรับงานบริหารโรงเรียน”** แยกให้ครบทั้ง
- วิชาการ
- บุคคล
- งบประมาณ
- บริหารทั่วไป
#ครูเชียงราย #AIสำหรับครู #AIสำหรับผู้บริหาร #ลดภาระครู #งานบริหารโรงเรียน #ChatGPT #ผู้บริหารสถานศึกษา #รายงานการประชุม
