แบบหนังสือราชการ บันทึกข้อความ การเขียนบันทึกทางราชการ
ความหมายและประเภทของบันทึก
• บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ
• บันทึกเป็นหนังสือราชการชนิดที่ ๖ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
(หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นเอกสารของทางราชการ ได้แก่ หนังสือรับรองรายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น)
• บันทึก มี 3 ประเภท คือ
• บันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา
• บันทึกสั่งการของผู้บังคับบัญชา
• บันทึกติดต่อราชการระหว่างเจ้าหน้าที่ หรือระหว่างหน่วยงานที่ต่ำกว่ากรม
วัตถุประสงค์ของบันทึก
เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อประสานงาน และสั่งงานภายใน ของส่วนราชการ
ลักษณะของบันทึกที่ดี
• เสนอข้อมูลที่จำเป็นโดยถูกต้องครบถ้วนและง่ายแก่การศึกษาเรื่อง
• เสนอแนวทางพิจารณาที่มีหลักเกณฑ์และเหตุผล
• เสนอแนวทางวินิจฉัย หรือตัดสินใจที่เป็นไปได้ และบรรลุจุดประสงค์โดยมีผลกระทบและความเสี่ยงน้อยที่สุด
ลักษณะของบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา
• บันทึกย่อเรื่อง คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา โดยสรุปสาระสำคัญย่อจากต้นเรื่องที่มีมา โดยไม่มีความเห็นของผู้ทำบันทึก
• บันทึกรายงาน คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพื่อรายงานเรื่องที่ได้ปฏิบัติมา หรือประสบพบเห็นมา หรือศึกษาสำรวจ สืบสวน สอบสวนได้ความมา เสนอให้ผู้บังคับบัญชาทราบหรือพิจารณาสั่งการ
• บันทึกขออนุญาต ขออนุมัติ คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพื่อขออนุญาตหรือขออนุมัติทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือขอเงิน หรือขอวัสดุสิ่งของใด ๆ
• บันทึกความเห็น คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา โดยแสดงความเห็นเสนอแนะแนวทางพิจารณาวินิจฉัย หรือดำเนินการในเรื่องที่เสนอนั้น เพื่อผู้บังคับบัญชาจะได้พิจารณาสั่งการต่อไป
รูปแบบและองค์ประกอบของบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา
• แบบบันทึกต่อเนื่อง คือ การเขียนบันทึกลงในแผ่นหนังสือ หรือแผ่นบันทึกเรื่องเดิมที่มีมานั้นเอง โดยเขียนต่อท้ายหนังสือ หรือบันทึกเรื่องเดิมที่มีมานั้น รูปแบบ ประกอบด้วย ข้อความเนื้อเรื่อง ลงชื่อ ตำแหน่ง วันเดือนปี (ไม่มีชื่อเรื่อง ไม่มีคำลงท้าย)
• แบบร่ายยาว โดยทั่วไปจะเขียนลงในกระดาษบันทึก ซึ่งอาจเป็นกระดาษบันทึกข้อความ ที่ใช้เขียนหนังสือภายใน หรือกระดาษบันทึกที่แต่ละกรมจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมก็ได้ รูปแบบ ประกอบด้วย คำขึ้นต้น ข้อความเนื้อเรื่อง ลงชื่อ ตำแหน่ง วัน เดือน ปี
• แบบลำดับตัวเลข โดยทั่วไปจะเขียนลงในกระดาษบันทึก ซึ่งอาจเป็นกระดาษบันทึกข้อความ ที่ใช้เขียนหนังสือภายใน หรือกระดาษบันทึกที่แต่ละกรมจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมก็ได้ รูปแบบ ประกอบด้วย คำขึ้นต้น ข้อความเนื้อเรื่อง (เขียนเป็นข้อ ๆ โดยใส่ตัวเลขตามลำดับเหตุการณ์)
ลงชื่อ ตำแหน่ง วัน เดือน ปี
• แบบลำดับกระบวนการ โดยทั่วไปจะเขียนลงในกระดาษบันทึก ซึ่งอาจเป็นกระดาษบันทึกข้อความ ที่ใช้เขียนหนังสือภายใน หรือกระดาษบันทึกที่แต่ละกรมจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมก็ได้ รูปแบบ ประกอบด้วย คำขึ้นต้น ข้อความเนื้อเรื่อง (เขียนเป็นหัวข้อตามกระบวนการ นิยมใช้ 2 แบบ คือ แบบคำขอ และแบบปัญหา) ลงชื่อ ตำแหน่ง วัน เดือน ปี
• แบบสำเร็จรูป จะเขียนลงในกระดาษบันทึก ซึ่งแต่ละกรมออกแบบจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมนั้น
หลักการและเทคนิคการเขียนบันทึกเสนอ
• บันทึกย่อเรื่อง หลักการและเทคนิค
• สรุปสาระสำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์และชัดเจน โดยอ่านให้เข้าใจ จับใจความสำคัญให้ได้ สรุปความทั้งเรื่อง
• ย่อเรื่องให้สั้น โดยย่อให้ได้ว่า เรื่องอะไร ใคร ทำอะไร ทำต่อใคร ทำเมื่อใด ทำที่ไหน
ทำอย่างไร ทำทำไม
• เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย โดยลำดับความให้ดี เน้นส่วนสำคัญของเรื่อง อ้างอิงให้ดูรายละเอียดประกอบ
• บันทึกรายงาน หลักการและเทคนิค
• เสนอสาระสำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์และชัดเจน โดยให้มีสาระสำคัญครบถ้วน ให้เนื้อความกระจ่างชัดไม่คลุมเครือ
• เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนเนื้อความเท่าที่จำเป็นต้องรายงาน เขียนข้อความให้กระชับไม่เยิ่นเย้อ ยกรายละเอียดไปไว้ในเอกสารแนบ
• เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย โดยใช้แบบบันทึกแบบลำดับตัวเลข เขียนลำดับเรื่องเป็นข้อ ๆ
• เสนอแนวทางสั่งการ โดยระบุให้ชัดเจนว่า เพื่อทราบ เพื่อพิจารณาสั่งการ
• บันทึกขออนุญาต ขออนุมัติ หลักการและเทคนิค
• เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนเนื้อความเท่าที่จำเป็นต้องรายงาน เขียนข้อความให้กระชับไม่เยิ่นเย้อ ยกรายละเอียดไปไว้ในเอกสารแนบ
• เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย โดยใช้แบบบันทึกแบบลำดับกระบวนการ เขียนคำขอและคำชี้แจง
เป็นข้อ ๆ
• ชี้แจงความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องดำเนินการ โดยชี้แจงความสำคัญและความจำเป็นของเรื่องที่ขอนั้น
• คาดหมายผลที่จะได้รับจากการดำเนินการ โดยชี้แจงให้เห็นผลดีกับผลเสีย เปรียบเทียบผลดีกับผลเสีย แนวทางป้องกันและแก้ไขปัญหา อุปสรรค และความเสียหายที่จะเกิดขึ้น (ถ้ามี)
• ระบุคำขอให้ชัดเจน โดยระบุให้ชัดเจนว่า ขออนุญาตหรือขออนุมัติอะไรบ้าง กี่ประการ จำนวนเท่าใด ควรแยกเป็นข้อ ๆ
• บันทึกความเห็น หลักการและเทคนิค
• เขียนให้ง่าย โดยใช้แบบให้เหมาะ ย่อให้สั้น สาระสำคัญให้เด่น ความเห็นให้ดี
• เขียนให้สมบูรณ์ โดยเนื้อหาให้สมบูรณ์ ข้อมูลให้ครบครัน สร้างสรรค์แนวความคิด ลิขิตให้จับใจ
• เขียนให้มีเหตุผล โดยดำเนินเรื่องให้ถูก ผูกประเด็นให้จำเพาะ วิเคราะห์ให้จับใจ วินิจฉัยให้เฉียบขาด
เทคนิคการทำบันทึกความเห็น
• ศึกษาเรื่อง ให้เข้าใจแจ่มแจ้ง ให้ทราบสาระสำคัญ และได้ข้อมูลพอ
• จับประเด็นของเรื่อง ให้ได้ประเด็นปัญหาที่จะต้องพิจารณา
• วิเคราะห์เรื่อง ให้ได้แนวทางพิจารณาโดยมีหลักเกณฑ์และเหตุผล
• วินิจฉัยเรื่อง ให้ได้ข้อยุติ
การเขียนข้อความในบันทึกความเห็น
• การเขียนเรื่อง เขียนได้ 2 วิธี คือ เขียนเป็นใจความสำคัญของเนื้อหา หรือเขียนเป็นชื่อของเรื่อง
• การเขียนคำขอ เขียนเฉพาะประเด็นหรือจุดสำคัญที่ต้องการให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา
• การเขียนคำชี้แจง เขียนเหตุผลในการขออนุญาตหรือขออนุมัติเรื่องนั้น
• การเขียนปัญหา เขียนได้ 2 วิธี คือ เขียนเป็นคำถาม หรือเขียนเป็นจุดประสงค์
• การเขียนข้อเท็จจริง เขียนความเป็นมาของเรื่องนั้น ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นซึ่งปรากฏชัดอยู่แล้ว ตัวอย่างเรื่องที่พอจะเทียบเคียงกับเรื่องนั้นได้ ข้อมูลอื่น ๆ ที่สำคัญและเกี่ยวกับเรื่องนั้น
• การเขียนข้อพิจารณา เขียนวิเคราะห์เรื่องโดยอาศัยข้อมูลใน “ข้อเท็จจริง” เป็นพื้นฐาน นำมาปรับกับหลักเกณฑ์และเหตุผล เพื่อแสดงว่ามีทางเป็นไปได้อย่างไรบ้างในการแก้ปัญหา หรือดำเนินการเรื่องนั้น
• การเขียนข้อเสนอ เขียนคำตอบในการแก้ปัญหาหรือตัดสินใจในเรื่องนั้น ซึ่งเขียนสั้น ๆ ว่าผู้ทำบันทึกมีความเห็นอย่างไร
หมายเหตุ – สรุปจากหนังสือ เรื่อง การทำบันทึกเสนอ การจดรายงานการประชุม การเขียนคำกล่าวในพิธีของประวีณ ณ นคร สำนักงาน ก.พ. (มีจำหน่ายที่ศูนย์หนังสือจุฬาฯ / ธรรมศาสตร์ / เกษตรฯ ในกรุงเทพฯ และต่างจังหวัด และที่สวัสดิการสำนักงาน ก.พ. โทร.๐-๒๒๘๑-๙๔๕๔, ๐-๒๒๘๑-๓๓๓๓ ต่อ ๒๑๓๔)
– สรุปโดย พลตรี เอนก แสงสุก ผู้ทรงคุณวุฒิกองบัญชาการทหารสูงสุด
www.oknation.net/blog/anegsangsoog/
www.anegsangsoog.com
ดาวน์โหลดตัวอย่างแบบบันทึกข้อความไฟล์เวิร์ด
