แบบหนังสือราชการ บันทึกข้อความ การเขียนบันทึกทางราชการ

แบบหนังสือราชการ บันทึกข้อความ การเขียนบันทึกทางราชการ

 ความหมายและประเภทของบันทึก                                     

•                   บันทึก  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา  หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ 

•                   บันทึกเป็นหนังสือราชการชนิดที่ ๖  ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 
(หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นเอกสารของทางราชการ  ได้แก่  หนังสือรับรองรายงานการประชุม  บันทึก  และหนังสืออื่น)

•   บันทึก  มี  3  ประเภท  คือ

•   บันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา

•   บันทึกสั่งการของผู้บังคับบัญชา

•   บันทึกติดต่อราชการระหว่างเจ้าหน้าที่  หรือระหว่างหน่วยงานที่ต่ำกว่ากรม

 วัตถุประสงค์ของบันทึก

          เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อประสานงาน และสั่งงานภายใน ของส่วนราชการ

ลักษณะของบันทึกที่ดี

•    เสนอข้อมูลที่จำเป็นโดยถูกต้องครบถ้วนและง่ายแก่การศึกษาเรื่อง

•    เสนอแนวทางพิจารณาที่มีหลักเกณฑ์และเหตุผล

•    เสนอแนวทางวินิจฉัย หรือตัดสินใจที่เป็นไปได้ และบรรลุจุดประสงค์โดยมีผลกระทบและความเสี่ยงน้อยที่สุด

ลักษณะของบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา

•  บันทึกย่อเรื่อง  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  โดยสรุปสาระสำคัญย่อจากต้นเรื่องที่มีมา  โดยไม่มีความเห็นของผู้ทำบันทึก

•  บันทึกรายงาน  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  เพื่อรายงานเรื่องที่ได้ปฏิบัติมา  หรือประสบพบเห็นมา  หรือศึกษาสำรวจ  สืบสวน  สอบสวนได้ความมา  เสนอให้ผู้บังคับบัญชาทราบหรือพิจารณาสั่งการ

•  บันทึกขออนุญาต ขออนุมัติ  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  เพื่อขออนุญาตหรือขออนุมัติทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง  หรือขอเงิน  หรือขอวัสดุสิ่งของใด ๆ

•  บันทึกความเห็น  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเขียนเสนอต่อผู้บังคับบัญชา  โดยแสดงความเห็นเสนอแนะแนวทางพิจารณาวินิจฉัย  หรือดำเนินการในเรื่องที่เสนอนั้น  เพื่อผู้บังคับบัญชาจะได้พิจารณาสั่งการต่อไป

รูปแบบและองค์ประกอบของบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา

• แบบบันทึกต่อเนื่อง  คือ  การเขียนบันทึกลงในแผ่นหนังสือ  หรือแผ่นบันทึกเรื่องเดิมที่มีมานั้นเอง โดยเขียนต่อท้ายหนังสือ หรือบันทึกเรื่องเดิมที่มีมานั้น  รูปแบบ  ประกอบด้วย  ข้อความเนื้อเรื่อง  ลงชื่อ  ตำแหน่ง  วันเดือนปี  (ไม่มีชื่อเรื่อง  ไม่มีคำลงท้าย)

• แบบร่ายยาว  โดยทั่วไปจะเขียนลงในกระดาษบันทึก  ซึ่งอาจเป็นกระดาษบันทึกข้อความ  ที่ใช้เขียนหนังสือภายใน  หรือกระดาษบันทึกที่แต่ละกรมจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมก็ได้  รูปแบบ  ประกอบด้วย  คำขึ้นต้น  ข้อความเนื้อเรื่อง  ลงชื่อ  ตำแหน่ง  วัน เดือน ปี

• แบบลำดับตัวเลข  โดยทั่วไปจะเขียนลงในกระดาษบันทึก  ซึ่งอาจเป็นกระดาษบันทึกข้อความ  ที่ใช้เขียนหนังสือภายใน  หรือกระดาษบันทึกที่แต่ละกรมจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมก็ได้  รูปแบบ  ประกอบด้วย  คำขึ้นต้น  ข้อความเนื้อเรื่อง  (เขียนเป็นข้อ ๆ  โดยใส่ตัวเลขตามลำดับเหตุการณ์)
ลงชื่อ  ตำแหน่ง  วัน เดือน ปี

• แบบลำดับกระบวนการ  โดยทั่วไปจะเขียนลงในกระดาษบันทึก  ซึ่งอาจเป็นกระดาษบันทึกข้อความ  ที่ใช้เขียนหนังสือภายใน  หรือกระดาษบันทึกที่แต่ละกรมจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมก็ได้  รูปแบบ  ประกอบด้วย  คำขึ้นต้น  ข้อความเนื้อเรื่อง  (เขียนเป็นหัวข้อตามกระบวนการ  นิยมใช้ 2 แบบ  คือ แบบคำขอ  และแบบปัญหา)  ลงชื่อ  ตำแหน่ง  วัน เดือน ปี

• แบบสำเร็จรูป  จะเขียนลงในกระดาษบันทึก  ซึ่งแต่ละกรมออกแบบจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะกรมนั้น

หลักการและเทคนิคการเขียนบันทึกเสนอ

•   บันทึกย่อเรื่อง  หลักการและเทคนิค

• สรุปสาระสำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์และชัดเจน  โดยอ่านให้เข้าใจ  จับใจความสำคัญให้ได้  สรุปความทั้งเรื่อง

•  ย่อเรื่องให้สั้น  โดยย่อให้ได้ว่า  เรื่องอะไร  ใคร  ทำอะไร  ทำต่อใคร  ทำเมื่อใด  ทำที่ไหน 
ทำอย่างไร  ทำทำไม

•  เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย  โดยลำดับความให้ดี  เน้นส่วนสำคัญของเรื่อง  อ้างอิงให้ดูรายละเอียดประกอบ

•  บันทึกรายงาน  หลักการและเทคนิค

• เสนอสาระสำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์และชัดเจน  โดยให้มีสาระสำคัญครบถ้วน  ให้เนื้อความกระจ่างชัดไม่คลุมเครือ

• เขียนให้กะทัดรัด  โดยเขียนเนื้อความเท่าที่จำเป็นต้องรายงาน  เขียนข้อความให้กระชับไม่เยิ่นเย้อ  ยกรายละเอียดไปไว้ในเอกสารแนบ

•  เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย  โดยใช้แบบบันทึกแบบลำดับตัวเลข  เขียนลำดับเรื่องเป็นข้อ ๆ

•  เสนอแนวทางสั่งการ  โดยระบุให้ชัดเจนว่า  เพื่อทราบ  เพื่อพิจารณาสั่งการ

•  บันทึกขออนุญาต  ขออนุมัติ  หลักการและเทคนิค

• เขียนให้กะทัดรัด  โดยเขียนเนื้อความเท่าที่จำเป็นต้องรายงาน  เขียนข้อความให้กระชับไม่เยิ่นเย้อ  ยกรายละเอียดไปไว้ในเอกสารแนบ

• เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย  โดยใช้แบบบันทึกแบบลำดับกระบวนการ  เขียนคำขอและคำชี้แจง
เป็นข้อ ๆ

• ชี้แจงความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องดำเนินการ  โดยชี้แจงความสำคัญและความจำเป็นของเรื่องที่ขอนั้น

•  คาดหมายผลที่จะได้รับจากการดำเนินการ  โดยชี้แจงให้เห็นผลดีกับผลเสีย  เปรียบเทียบผลดีกับผลเสีย  แนวทางป้องกันและแก้ไขปัญหา  อุปสรรค  และความเสียหายที่จะเกิดขึ้น  (ถ้ามี)

•  ระบุคำขอให้ชัดเจน  โดยระบุให้ชัดเจนว่า  ขออนุญาตหรือขออนุมัติอะไรบ้าง  กี่ประการ  จำนวนเท่าใด  ควรแยกเป็นข้อ ๆ

•  บันทึกความเห็น  หลักการและเทคนิค

• เขียนให้ง่าย  โดยใช้แบบให้เหมาะ  ย่อให้สั้น  สาระสำคัญให้เด่น  ความเห็นให้ดี

• เขียนให้สมบูรณ์  โดยเนื้อหาให้สมบูรณ์  ข้อมูลให้ครบครัน  สร้างสรรค์แนวความคิด  ลิขิตให้จับใจ

• เขียนให้มีเหตุผล  โดยดำเนินเรื่องให้ถูก  ผูกประเด็นให้จำเพาะ  วิเคราะห์ให้จับใจ  วินิจฉัยให้เฉียบขาด

เทคนิคการทำบันทึกความเห็น

• ศึกษาเรื่อง  ให้เข้าใจแจ่มแจ้ง  ให้ทราบสาระสำคัญ  และได้ข้อมูลพอ

• จับประเด็นของเรื่อง  ให้ได้ประเด็นปัญหาที่จะต้องพิจารณา

•  วิเคราะห์เรื่อง  ให้ได้แนวทางพิจารณาโดยมีหลักเกณฑ์และเหตุผล

•  วินิจฉัยเรื่อง  ให้ได้ข้อยุติ

การเขียนข้อความในบันทึกความเห็น

•  การเขียนเรื่อง  เขียนได้  2  วิธี  คือ  เขียนเป็นใจความสำคัญของเนื้อหา  หรือเขียนเป็นชื่อของเรื่อง

•  การเขียนคำขอ  เขียนเฉพาะประเด็นหรือจุดสำคัญที่ต้องการให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา

•  การเขียนคำชี้แจง  เขียนเหตุผลในการขออนุญาตหรือขออนุมัติเรื่องนั้น

•  การเขียนปัญหา  เขียนได้  2  วิธี  คือ  เขียนเป็นคำถาม  หรือเขียนเป็นจุดประสงค์

•  การเขียนข้อเท็จจริง  เขียนความเป็นมาของเรื่องนั้น  ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นซึ่งปรากฏชัดอยู่แล้ว  ตัวอย่างเรื่องที่พอจะเทียบเคียงกับเรื่องนั้นได้  ข้อมูลอื่น ๆ  ที่สำคัญและเกี่ยวกับเรื่องนั้น

•  การเขียนข้อพิจารณา  เขียนวิเคราะห์เรื่องโดยอาศัยข้อมูลใน  “ข้อเท็จจริง”  เป็นพื้นฐาน  นำมาปรับกับหลักเกณฑ์และเหตุผล  เพื่อแสดงว่ามีทางเป็นไปได้อย่างไรบ้างในการแก้ปัญหา  หรือดำเนินการเรื่องนั้น

•  การเขียนข้อเสนอ  เขียนคำตอบในการแก้ปัญหาหรือตัดสินใจในเรื่องนั้น  ซึ่งเขียนสั้น ๆ  ว่าผู้ทำบันทึกมีความเห็นอย่างไร

หมายเหตุ  – สรุปจากหนังสือ  เรื่อง  การทำบันทึกเสนอ  การจดรายงานการประชุม  การเขียนคำกล่าวในพิธีของประวีณ  ณ  นคร  สำนักงาน  ก.พ.  (มีจำหน่ายที่ศูนย์หนังสือจุฬาฯ / ธรรมศาสตร์ / เกษตรฯ ในกรุงเทพฯ  และต่างจังหวัด  และที่สวัสดิการสำนักงาน ก.พ.  โทร.๐-๒๒๘๑-๙๔๕๔, ๐-๒๒๘๑-๓๓๓๓  ต่อ ๒๑๓๔)

– สรุปโดย  พลตรี เอนก  แสงสุก  ผู้ทรงคุณวุฒิกองบัญชาการทหารสูงสุด 

www.oknation.net/blog/anegsangsoog/

www.anegsangsoog.com 

ดาวน์โหลดตัวอย่างแบบบันทึกข้อความไฟล์เวิร์ด

คลิกให้คะแนนโพสต์นี้
[Total: 0 Average: 0]

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *