หนังสือพิมพ์ภายในขององค์กรมีเนื้อหาแตกต่างจากหนังสือพิมพ์ทั่วไป เพราะหนังสือพิมพ์ขององค์กรมักจะรับผิดชอบ โดยฝ่ายประชาสัมพันธ์ในองค์กร จัดทำขึ้นมีวัตถุประสงค์เพื่อเสนอข่าวสารและเป็นสื่อกลางแลกเปลี่ยนความเห็นของผู้ปฏิบัติงาน เป็นสื่อในการให้ความรู้ ความเข้าใจ ความเคลื่อนไหวขององค์กรต่อกลุ่มเป้าหมายภายในและกลุ่มเป้าหมายภายนอก ในขณะที่ขนาดและการจัดหน้าก็จะมีความหมายกับหนังสือพิมพ์ทั่วไป หนังสือพิมพ์ขององค์กรมักจัดทำในรูปของ “จดหมายข่าว” (Newsletter) มักเป็นหนังสือพิมพ์เล่มเล็กมีขนาดที่เรียกว่า “ขนาดแท็ปลอยด์” (Tabloid) และมักออกเป็นรายคาบ เช่น รายสัปดาห์ รายปักษ์ เป็นต้น
วัตถุประสงค์ของการจัดทำจดหมายข่าวหรือหนังสือพิมพ์องค์กร มีดังนี้
1. เนื้อหา หนังสือพิมพ์ขององค์กรจะรายงานข่าวเน้นหนักในเรื่องของหน่วยงานต่างๆภายในองค์กร |
| เพื่อให้ผู้อ่านหรือกลุ่มปฏิบัติงานภายในได้ทราบความเคลื่อนไหวและข่าวสารต่างๆ อันจะเป็นการสร้างความเข้าใจที่ดีระหว่างองค์กร (ฝ่ายบริหาร) และผู้ปฏิบัติงาน เนื้อหาของหนังสือพิมพ์ขององค์กร ประกอบด้วย – ข่าว เป็นหัวใจของหนังสือพิมพ์ โดยทั่วไปแล้วเนื้อหาของหนังสือพิมพ์ร้อยละ 60 เป็นข่าว – สารคดี คือ การให้ความรู้ในเรื่องราวต่างๆที่เกี่ยวกับภารกิจและหน้าที่ขององค์กร รวมทั้งเป็นการขยายความเนื้อข่าวให้มี ความเข้าใจเพิ่มขึ้น – บทความ บทนำ เป็นลักษณะของความคิดเห็น วิพากย์ วิจารณ์และเสนอแนะในเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับองค์กร เช่น การวิพากย์วิจารณ์นโยบายหรือแผนปฏิบัติงาน การเสนอแนะแนวทางการดำเนินงาน เป็นต้น โดยการวิพากษ์วิจารณ์ อาจมีรูปแบบใน ลักษณะของบทบรรณาธิการหรือบทนำ บทความที่เป็นคอลัมน์ประจำ หรือจดหมายจากผู้อ่าน – ความบันเทิง อาจอยู่ในรูปของการ์ตูน ความเรียงสั้นๆที่มีลักษณะเพลิดเพลิน เกิดความสนุก – การโฆษณา บางครั้งองค์กรอาจไม่มีการโฆษณา แต่บางองค์กรจัดให้มีโฆษณาเพื่อหารายได้เป็นค่าจัดพิมพ์ |
2. รูปแบบ รูปแบบของหนังสือพิมพ์ขององค์กรมีรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือพิมพ์ทั่วไป คือ |
| – ขนาดของหนังสือพิมพ์ มีขนาดประมาณ 14 นิ้ว ถึง 23 นิ้ว ส่วนหนังสือพิมพ์เล่มเล็ก มีขนาดกว้างประมาณ 11.5 นิ้ว คูณ 14.5 นิ้ว – จำนวนหน้าแตกต่างกันไป แต่ส่วนใหญ่จะมีจำนวนหน้าตั้งแต่ 8 ถึง 24 หน้า หากเป็นรายสัปดาห์มักจะมีจำนวนหน้า 12 หน้า ถ้าเป็นรายเดือนก็จะมีถึง 24 หน้า – การจัดหน้า จะมีการจัดคอลัมน์ ส่วนใหญ่จะจัดแบ่งหน้าข่าวเป็น 5 คอลัมน์ ขนาดคอลัมน์ 1.5 – 2 นิ้วมีการพาดหัวเฉพาะตัวข่าว ไม่มีการพาดหัวเต็มหน้าเหมือนกับหนังสือพิมพ์ทั่วไป ส่วนการจัดหน้าสารคดี หรือบทความ มักจะแบ่งเป็น 3 หรือ 4 คอลัมน์แล้วแต่ความเหมาะสมของเนื้อที่และความสะดวก ของการจัดหน้า มีภาพประกอบเพื่อความสวยงามข่าวสำคัญที่มีผลกระทบแก่ส่วนรวมหรือเป็นข่าวความสำเร็จ นโยบายและ แผนปฏิบัติการขององค์กร ส่วนการจัดหน้าในข่าวทั่วไป เช่น การเลื่อนตำแหน่งการบรรจุเข้าทำงานใหม่ การแต่งตั้งพนักงาน คำสั่งและระเบียบต่างๆ ข่าวกีฬา และข่าวบันเทิง เป็นต้นสำหรับหน้าบทความนั้น มักจัดอยู่หน้าในๆ โดยทางซ้ายเป็นบทบรรณาธิการ บทวิจารณ์ ส่วนหน้าขวามักเป็น บทความจากผู้อ่าน หรือจดหมายจากผู้อ่าน หน้าบรรณาธิการบางแห่งอาจมีการ์ตูนประกอบด้วย |
3. ระยะเวลาการเผยแพร่ หนังสือพิมพ์ต้องเผยแพร่อย่างสมํ่าเสมอ เป็นการประจำ |
| เช่น รายวันรายสามวัน รายสัปดาห์ รายปักษ์ รายเดือน ทั้งนี้เพื่อข่าวสารจะได้ต่อเนื่องและให้ผู้อ่านได้ทราบข่าวสารอยู่เสมอ ส่วนใหญ่จะออกเป็นรายสัปดาห์และรายเดือน หนังสือพิมพ์ขององค์กรจัดเป็นสื่อประชาสัมพันธ์ภายในซึ่งรายงานข่าวและเสนอความเห็นภายในองค์กรให้ประชากรขององค์กร ได้ทราบอย่างรวดเร็วอีกทั้งยังเป็นช่องทางระบายความอึดอัดภายในให้หมดไปด้วยองค์กรที่ใช้สื่อหนังสือพิมพ์ภายในเป็นการประชา สัมพันธ์จะมีความกลมเกลียวเหนียวแน่น ปัญหาแรงงานจะมีน้อยลงหรือเกือบไม่มี บรรยากาศภายในเป็นไปอย่างร่มรื่น หนังสือพิมพ์ขององค์กร นอกจากแจกจ่ายกันภายในองค์กรแล้ว อาจแจกจ่ายไปยังองค์กรอื่นด้วยก็ได้เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องอีกทางหนึ่ง |
จดหมายข่าว คือ วิธีการที่ดีเยี่ยมในการรวบรวมข่าวสารไว้ในประกาศ เพียงหนึ่งแผ่นที่ผู้อ่านสามารถรับรู้ข่าวสารขององค์กรเราได้มากขึ้น จดหมายข่าวต้องออกแบบให้สวยงาม สะดุดตา และอ่านง่าย การใช้ภาพ ฟอนต์ และสี เป็นเรื่องสำคัญเป็นอย่างมาก
