องค์ประกอบของการเขียนรายงาน

องค์ประกอบของการเขียนรายงาน

ในการเขียนหรือพิมพ์รายงานแต่ละสถานศึกษาจะกาหนดให้เขียนในรูปแบบเดียวกันทั้งนี้เพื่อความเป็นระเบียบและสะดวกใน การประเมินผล ส่วนประกอบของรายงานการค้นคว้าทั่วไปแบ่งได้ 3 ส่วน คือ ส่วนประกอบตอนต้น ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วน ประกอบตอนท้าย ดังนี้

เป็นส่วนประกอบที่อยู่ตอนต้นเล่มของรายงานก่อนถึงเนื้อเรื่องประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้

1. ปกนอก (Cover หรือ Binding)​ คือส่วนที่เป็นปกหุ้มรายงานประกอบด้วยปกหน้า สัน และปกหลัง ควรเป็นกระดาษแข็งพอสมควรสีสันเหมาะสมกับเนื้อหา หรืออาจใช้ปกของแต่ละสถาบันการศึกษาซึ่งได้จัดทาสาเร็จไว้แล้วก็ได้ อาจมีภาพหรือไม่ก็ได้ถ้ามีภาพควรให้สอดคล้องกับเนื้อเรื่อง การจัดวางรูปแบบควรจัดให้สวยงามเหมาะสม ปัจจุบันการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ทาให้สามารถออกแบบปกให้สวยงามได้อย่างสะดวกง่ายดาย ข้อความที่ปรากฏบนปกนอก ประกอบด้วย

1.1 ชื่อเรื่องของรายงาน อยู่ห่างจากขอบบนของหน้ากระดาษลงมาประมาณ 1.5 – 2 นิ้ว และควรกะให้อยู่กึ่งกลางพอดี (ไม่มีคาว่ารายงานเรื่อง)

1.2 ชื่อผู้เขียนรายงาน ให้อยู่ตรงส่วนกลางของหน้ากระดาษ เขียนหรือพิมพ์ชื่อและนามสกุลของผู้เขียนรายงานในกรณีที่รายงานนั้นมีผู้เขียนหลายคนให้ใส่ชื่อทุกคนโดยจัดเรียงตามลาดับตัวอักษร

1.3 ส่วนล่างของหน้าปก ประกอบด้วยข้อความตามลาดับ ดังนี้

1.3.1 ชื่อของรายวิชาที่กาหนดให้เขียนรายงาน

1.3.2 ระดับชั้น

1.3.3 ชื่อของสถาบันการศึกษา

1.3.4 ภาคการศึกษา ปีการศึกษาที่ทารายงาน

บรรทัดล่างสุดของส่วนล่างปกควรห่างจากขอบล่าง 1.5 – 2 นิ้ว บทนิพนธ์ของแต่ละมหาวิทยาลัยอาจแตกต่างกันบ้าง ในรายละเอียดตามที่สถาบันกำหนด

2. หน้าปกใน (Title Page)​ อยู่ต่อจากปกนอกและมีข้อความเช่นเดียวกับปกนอก ชื่อเรื่องของรายงานพิมพ์อยู่ตรงกึ่งกลางของหน้า กระดาษ โดยให้ห่างจากขอบบนประมาณ 2 นิ้ว และห่างจากขอบกระดาษซ้ายและขวาเท่าๆ กันถ้าชื่อเรื่องยาวแบ่งเป็นสอง-สาม บรรทัดตามความเหมาะสม ชื่อผู้เขียนรายงานโดยทั่วไปเขียนเฉพาะชื่อและนามสกุลไม่ต้องเขียนคานาหน้านาม เช่น นาย นาง นางสาว ยกเว้นในกรณีที่ผู้เขียนมียศหรือบรรดาศักดิ์ เช่น ม.ร.ว ม.ล. หรือ ร.ต.ท. ฯลฯ ให้ใส่ไว้ด้วยใต้ชื่อผู้เขียนควรใส่เลขประจำ ตัวหรือรหัสประจำตัวนักศึกษาด้วย ตำแหน่งของชื่อผู้เขียนคือตรงกลางหน้ากระดาษ เว้นระยะจากขอบกระดาษซ้ายและขวาเท่าๆ กัน และอยู่ห่างจากข้อความส่วนบนและส่วนล่างของหน้ากระดาษเป็นระยะพอๆ กัน ในกรณีที่มีผู้เขียนหลายคนให้เขียนชื่อทุกคน เรียงตามลาดับอักษร และใส่รหัสประจำตัวไว้ต่อจากชื่อในบรรทัดเดียวกัน ส่วนข้อความที่แจ้งว่าเป็นรายงานการค้นคว้าประกอบ รายวิชาใด สถาบันศึกษาใด ภาคเรียนและปีการศึกษาใด จัดพิมพ์ไว้ส่วนท้ายของหน้ากระดาษโดยให้บรรทัดสุดท้ายอยู่ห่างจากขอบ ล่างประมาณ 1 นิ้ว

3. คำนำ (Preface)​ คือส่วนที่กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของรายงานเรื่องนั้น รวมทั้งความสาคัญและขอบเขตของเนื้อหา นอกจากนั้นยัง อาจกล่าวขอบคุณผู้มีส่วนช่วยเหลือในการจัดทำ จนสำเร็จด้วยดี คำนำอาจมีเพียงย่อหน้าเดียว สอง หรือสามย่อหน้าก็ได้ขึ้นอยู่กับ ความเหมาะสมของเนื้อหา คำนำไม่ควรเขียนยาวเกินไป ให้พิมพ์คำว่า “คำนำ” ไว้กลางหน้ากระดาษไม่ขีดเส้นใต้ห่างจากขอบบน 2 นิ้ว แล้วพิมพ์ข้อความในบรรทัดถัดลงมา เมื่อจบข้อความแล้วให้ลงชื่อ นามสกุลของผู้เขียน ถ้าทำงานเป็นกลุ่มให้ลงคำว่า “คณะผู้ จัดทา” และลงวันที่ เดือน (เขียนเต็มไม่เขียนย่อ) ปี (ไม่ต้องมีคำว่า พ.ศ.) กำกับไว้ด้วย

4. สารบัญ (Table of Contents)​ ให้เขียนหรือพิมพ์คาว่า “สารบัญ” ด้วยตัวอักษรตัวใหญ่ไว้กลางหน้ากระดาษห่างจากขอบบนลงมา 2 นิ้ว มีลักษณะคล้ายโครงเรื่องอยู่หลังคำนำจัดทำเมื่อเขียนหรือพิมพ์รายงานเสร็จแล้ว เป็นหน้าที่บอก ชื่อตอน บท หัวข้อใหญ่หรือ หัวข้อย่อยเรียงตามลำดับเนื้อหาในเล่ม มีเลขหน้าเริ่มต้นกำกับอยู่ด้านขวามือ พิมพ์ห่างขอบประมาณ 1 นิ้ว ข้อความในหน้าสารบัญ ให้เขียนหรือพิมพ์ห่างจากขอบซ้ายของหน้ากระดาษ 1.5 นิ้ว

5. สารบัญตารางหรือบัญชีตาราง (List of Tables)​ จัดทำเมื่องานเขียนนั้นมีตารางจานวนมาก และตารางเป็นส่วนประกอบที่สำคัญ ของเนื้อหา (ถ้างานเขียนนั้นทั้งเล่มมีตารางเพียงหนึ่งหรือสองตารางก็ไม่จาเป็นต้องทำหน้าสารบัญตาราง) เรียงไว้ต่อจากหน้า สารบัญเป็นหน้าที่แสดงให้ทราบถึงจำนวนตารางทั้งหมดในเนื้อเรื่องเรียงตามลำดับที่ปรากฏในรายงานซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านค้นหาได้ สะดวก จัดหน้าลักษณะเดียวกับสารบัญโดยพิมพ์ไว้กลางหน้ากระดาษห่างจากขอบบนลงมา 2 นิ้ว พิมพ์คำว่า “บัญชีตาราง” หรือ “สารบัญตาราง” และเปลี่ยนคำว่า “บทที่”เป็น “ตารางที่”

6. สารบัญภาพประกอบหรือบัญชีภาพประกอบ (List of illustrations)​ อยู่ต่อจากหน้าบัญชีตาราง (ถ้ามี) เป็นหน้าที่บอกให้ทราบถึง จำนวนภาพประกอบ แผนผัง แผนที่ กราฟ แผนภาพทางสถิติต่างๆ หรือแผนภูมิ ทั้งหมดในเรื่องไปจนถึงภาคผนวก พิมพ์คำว่า “บัญชีภาพประกอบ” “สารบัญภาพ” “สารบัญแผนภูมิ” และเปลี่ยนคำว่า “บทที่” เป็น “ภาพที่” การกำกับหน้าในส่วนประกอบตอน ต้นนั้นให้เริ่มนับตั้งแต่หน้าปกในเป็นต้นไปโดยใช้ตัวอักษรกากับ งานเขียนภาษาไทยใช้ ก ข ค… และงานเขียนภาษาอังกฤษใช้เลข โรมัน I II III…เรียงไปตามลาดับส่วนประกอบตอนกลางหรือส่วนเนื้อหา (Text)เป็นส่วนที่เป็นเนื้อหาโดยละเอียดซึ่งผู้ทำรายงาน ได้เรียบเรียงขึ้นจากการศึกษาค้นคว้า จึงถือว่าเป็นส่วนสำคัญที่สุดของงานเขียนทางวิชาการทุกประเภท ประกอบด้วย

1.บทนำ (Introduction)​เป็นสิ่งแรกที่จะทาให้ผู้อ่านได้สัมผัสกับความคิดและกลวิธีการเขียนของผู้เขียน มีส่วนอย่างสำคัญในการจุดประกายความสนใจของผู้อ่านให้อยากติดตามอ่านต่อไป ถ้าบทนำไม่น่าสนใจ สับสน หรือคลุมเครือผู้อ่านจะไม่รู้สึกอยากอ่านดังนั้นบทนำจึงต้องชัดแจ้ง น่าอ่าน และกระตุ้นความสนใจของผู้อ่านตั้งแต่แรกเริ่มของบทนิพนธ์บทนำอาจเป็นแค่เพียงย่อหน้า

เดียวหรือทั้งบทก็ได้โดยทั่วไปแล้วความยาวของรายงานการค้นคว้ามีผลต่อความยาวของบทนำ รายงานฉบับเล็กๆ อาจจะมีความนำที่เรียบเรียงอย่างน่าอ่านเพียงหนึ่งย่อหน้าที่เรียกว่าย่อหน้านำในขณะที่ภาคนิพนธ์เรื่องยาวๆ อาจจะมีบทนำแยกต่างหากหนึ่งบทสำหรับบทนาที่แยกเป็นบทจะจัดอยู่ในบทที่ 1 โดยเขียนแบบเดียวกับบทอื่นๆ คือกลางหน้ากระดาษ บรรทัดแรกเขียน “บทที่ 1” 

และบรรทัดถัดลงมาใช้ชื่อบทว่า “บทนำ” หรืออาจใช้ชื่อบทเป็นอย่างอื่นตามความเหมาะสม ในกรณีที่เขียนบทนำอย่างสั้นแต่เนื้อหาอื่นๆ แบ่งเป็นบทอาจใช้หัวข้อว่า “บทนำ” หรือ “ความนำ” โดยไม่ต้องมีคำว่า บทที่เนื้อความที่เรียบเรียงลงในบทนำเป็นการปูพื้นให้ผู้อ่านเข้าใจความเป็นมาของเรื่อง ความมุ่งหมายและขอบเขตของเรื่องหรือสภาพปัญหาที่ต้องการนำเสนอ หรือความบันดาลใจของเรื่องทั้งนี้เพื่อเป็นการนำผู้อ่านเข้าสู่เนื้อเรื่องให้ผู้อ่านมองเห็นภาพรวมของเนื้อเรื่องทั้งหมด

2.ส่วนเนื้อหา (Body of Paper)​ เป็นส่วนที่เสนอเรื่องราวสาระทั้งหมดของรายงานการค้นคว้า การนำเสนอเนื้อหาอาจแบ่งเป็นบทหรือเป็นตอนเพื่อให้ผู้อ่านได้เห็นประเด็นสาคัญของเนื้อหาตามลาดับและต่อเนื่องกัน ส่วนการจะแบ่งเป็นบทหรือเป็นตอน หรือเป็นหัวข้ออย่างไรและมีจานวนมากน้อยเท่าใดนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะ ขอบเขต และความสั้นยาวของเนื้อเรื่องถ้าเป็นรายงานการค้นคว้าขนาดสั้นไม่จำเป็นต้องแบ่งเป็นบทหรือตอนก็ได้เพียงแต่แบ่งตามหัวข้อสาคัญๆ ของเนื้อเรื่องให้เหมาะสมแต่ถ้าเป็น

ภาคนิพนธ์ขนาดยาวควรแบ่งเป็นบทหรือตอนให้ชัดเจน

3. บทสรุปหรือสรุป​(Conclusion) คือส่วนที่เขียนย้ำหรือเน้นประเด็นสาคัญของเนื้อหาหรือสรุปผลของการศึกษาค้นคว้า เช่นเดียวกับที่บทนาเป็นความสาคัญขั้นแรกในการชักจูงให้ผู้อ่านสนใจติดตามเนื้อเรื่อง บทสรุปก็มีบทบาทสาคัญในการทำให้ผู้อ่านจับประเด็นของเนื้อเรื่องที่ได้อ่านไปทั้งหมด บทสรุปจะอยู่ตอนท้ายของเนื้อเรื่อง อาจแยกเป็นบทตากหากหรือเป็นเพียงย่อหน้าท้ายๆ ของเรื่อง ส่วนประกอบตอนท้าย (back matter หรือ reference matter) เป็นส่วนที่อยู่ถัดจากเนื้อเรื่อง ประกอบด้วย

1. หน้าบอกตอน (Half Title Page)​ คือหน้าที่พิมพ์ข้อความไว้กลางหน้ากระดาษเพื่อบอกว่าส่วนที่อยู่ถัดไปคืออะไร ส่วนใหญ่แล้วหน้านี้จะปรากฏในส่วนประกอบตอนท้ายของรายงานการค้นคว้า เช่น หน้าบอกตอน “บรรณานุกรม” หน้าบอกตอน “ภาคผนวก” และหน้าบอกตอน “ดรรชนี”

2. บรรณานุกรมหรือเอกสารอ้างอิง (Bibliography หรือ References)​ เป็นรายชื่อทรัพยากรสารสนเทศทั้งหมดที่ใช้ประกอบการค้นคว้า รายการวัสดุอ้างอิงทุกชิ้นที่ปรากฏอยู่ในเนื้อหาต้องมาปรากฏอยู่ในบรรณานุกรมด้วย แต่อาจมีบางรายการที่มีอยู่ในบรรณานุกรมแต่ไม่ปรากฏในการอ้างอิงเพราะผู้เขียนเพียงแต่ได้แนวคิดมาจากวัสดุนั้นแต่ถ้าใช้คำว่าเอกสารอ้างอิง รายการที่อยู่ในเนื้อหาและในรายการเอกสารอ้างอิงต้องมีตรงกันทุกรายการ การเขียนบรรณานุกรม หรือเอกสารอ้างอิงต้องเขียนให้ถูกต้องตามแบบแผน

3. ภาคผนวก (Appendix)​คือส่วนที่นามาเพิ่มไว้ตอนท้ายของรายการเพราะไม่ใช่เนื้อหาที่แท้จริงหรือไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของเนื้อเรื่อง แต่เห็นว่ามีประโยชน์เพื่อเพิ่มความสมบูรณ์ของเนื้อเรื่องหรือช่วยให้ผู้อ่านมีความรู้ความเข้าใจเรื่องราวได้ดีขึ้น แต่ทั้งนี้รายการการค้นคว้าไม่จาเป็นต้องมีภาคผนวกเสมอไปขึ้นอยู่กับความจาเป็นและความเหมาะสมของแต่ละเรื่อง

4. ดรรชนี หรือ ดัชนี (Index)​คือบัญชีรายชื่อ หรือคำ หรือหัวข้อในเนื้อเรื่องที่นามาจัดเรียงไว้ตามลำดับอักษรพร้อมทั้งแจ้งเลขหน้าที่ปรากฏ ดรรชนีเป็นเครื่องมือช่วยให้ค้นเรื่องได้อย่างสะดวกรวดเร็ว