ข้อสอบคอมพิวเตอร์ เรื่อง จดหมายเวียน

การทำงานด้านเอกสารในงานราชการและงานด้านธุรกิจเพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารนั้นมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เช่นเดียวกับการจัดทำจดหมายเพื่อใช้ติดต่อในงานราชการหรือในองค์กรธุรกิจ จดหมายเวียนเป็นอีกเอกสารหนึ่งที่นิยมนำมาใช้พิมพ์หนังสือเกือบทุกรูปแบบ เช่น หนังสือราชการ นามบัตร วุฒิบัตร ซองจดหมาย บัตรอวยพร ที่ต้องการพิมพ์ในปริมาณมากๆ

จดหมายเวียน หรือ Mail Merge เป็นการสร้างจดหมายหลายๆ ฉบับ โดยมีข้อความหรือเนื้อหาที่เหมือนกัน แต่มีข้อความเพียงบางส่วนที่แตกต่างกัน เช่น คำขึ้นต้นจดหมาย ชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่ เป็นต้น ตัวอย่างได้แก่ การทำบัตรเชิญ จดหมายเชิญประชุม เกียรติบัตร ซึ่งการสร้างเอกสารด้วยจดหมายเวียนจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ

1 เอกสารหลัก คือส่วนที่เก็บเนื้อหาใจความสำคัญของเอกสาร

2 แหล่งข้อมูล คือส่วนที่ใช้เก็บส่วนที่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น ชื่อ ที่อยู่ผู้รับ ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

จากนั้นจะนำ 2 ส่วนมารวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้ได้จดหมายเวียนที่มีลักษณะเนื้อหาเหมือนกันแต่ชื่อ ที่อยู่แตกต่างกัน ช่วยให้การสร้างจดหมายรวดเร็วขึ้น

 

1. การสร้างจดหมายเวียน ต้องสร้างเอกสาร 2 ชุด คือข้อใด
ก. รูปแบบซองจดหมาย และข้อมูลบนซองจดหมาย
ข. E-mail และ เอกสารหลัก
ค. จดหมายหลัก และ ข้อมูลบนซองจดหมาย
ง. เอกสารหลัก และ แฟ้มข้อมูลผู้รับ
จ. Letter และ เอกสารหลัก

2. ข้อใดกล่าวถูกต้องเกี่ยวกับเอกสารหลัก
ก. จดหมายที่ทำการผสานข้อมูลแล้ว
ข. เนื้อหาจดหมาย
ค. ชื่อ ผู้รับ
ง. คำนำหน้าจดหมาย
จ. ที่อยู่ ผู้รับ

3. ข้อใดหมายถึงแหล่งข้อมูล
ก. เนื้อหาจดหมาย
ข. แฟ้มข้อมูลผู้รับจดหมาย
ค. ข้อมูลหลักที่นำมารวมกันเป็นกลุ่มข้อมูล
ง. เอกสารที่มีข้อความในจดหมายที่เหมือนกัน
จ. เอกสารที่เปิดใช้งานในปัจจุบัน

4. ข้อใดไม่ใช่แหล่งข้อมูล
ก. ข้อมูลจาก Word
ข. ข้อมูลจาก PowerPoint
ค. ข้อมูลจาก Excel
ง. ข้อมูลจาก Access
จ. ข้อ 1 และข้อ 2

5. ถ้าต้องการพิมพ์ข้อมูลผู้รับใหม่ ต้องเลือกคำสั่งใด
ก. เลือกจาก Excel
ข. เลือกจาก Outlook
ค. ใช้รายชื่อที่มีอยู่
ง. พิมพ์รายชื่อใหม่
จ. สร้างรายการ

6. ข้อใดไม่ใช่ขั้นตอนของการสร้างจดหมายเวียน
ก. การสร้างเอกสารหลัก
ข. การสร้างแหล่งข้อมูล
ค. การสร้างแฟ้มข้อมูลผู้ส่งจดหมาย
ง. การสร้างแฟ้มข้อมูลผู้รับจดหมาย
จ. การผสานข้อมูล

7. ขั้นตอนแรกของการสร้างซองจดหมายคือข้อใด
ก. เลือกขนาดของซองจดหมาย
ข. กำหนดเอกสารหลัก
ค. กำหนดวิธีการใส่ซองในเครื่องพิมพ์
ง. กำหนดรายชื่อผู้รับ
จ. กำหนดรายชื่อผู้ส่ง

8. หลังจากผสานจดหมายเสร็จ ถ้าต้องการพิมพ์จดหมายเวียนเฉพาะเรคคอร์ดที่ 4-10 สามารถเลือกพิมพ์ได้อย่างไร
ก. พิมพ์ระบุช่วง
ข. พิมพ์ทั้งหมด
ค. พิมพ์ระเบียนปัจจุบัน
ง. Ctrt + P
จ. พิมพ์ระบุช่วง หรือ Ctrl + P

9. ถ้าต้องการกำหนดขนาดของซองจดหมายเองต้องเลือกคำสั่งใด
ก. ตัวเลือกการพิมพ์
ข. ตัวเลือกซองจดหมาย
ค. ขนาดซองจดหมาย
ง. ขนาดกระดาษ
จ. รายละเอียดของเครื่องพิมพ์

10. ข้อใดหมายถึงการทำป้ายผนึก
ก. การพิมพ์เอกสาร
ข. การสร้างป้ายประกาศ
ค. จดหมายประเภทหนึ่ง
ง. การพิมพ์ข้อความแล้วนำไปผนึกกับซองจดหมาย
จ. ใบปะหน้าโทรสาร

อ้างอิงที่มา
http://www.kbyala.ac.th/CAI%20KROO%20PEN/my%20web/mywebit7/p5/test5.doc

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *

Copyright © 2012. All rights reserved.
Loading...